远程办公系统 - 工厂管理软件

远程办公系统

作者:admin 2021-09-21

越来越多的公司具备了远程办公的能力,这样员工可以不受地理位置限制在任何时候和团队一起高效工作,无论是在家、还是旅途、出差、见客户时,每个个体都随时可以与紧密团队相连,共享信息及知识。这不仅提升了团队的组织能力(组织能力就是战斗力),同时也给予了团队快速反应能力和应付突发事件能力。如2020年开年的疫情,具备远程办公能力的团队就可以在家隔离时几乎无损甚至更高效的办公,战斗力会大幅强于没有远程办公能力的团队。

好在有很多企业一直立足于解决远程办公及协同办公问题,我们可以用一系列软件及服务让企业快速获取远程办公能力并形成生产力,接下来我以远程办公场景为需求,介绍一系列软件,帮助大家快速上手构建一个远程办公环境,最棒的是,可以免费或很少费用使用至少1个月时间,解决眼下最急迫的问题。当然,最高效的远程办公除了使用工具,还需要制度和流程一系列的适配,这个需要时间的磨合。

快速搭建远程办公系统还有一个重点就是:使用公有云服务商。要保证分散于不同区域的成员快速使用远程办公,使用私有云服务的网络连接和部署的时间成本极高。使用公有云服务只要注册账号,快速初始化即可。当然,如果你选择的服务商未来在需要时可以迁移公有云服务到私有云也是个更好的选项。

远程办公第一步,文件协作,资料共享

高效远程办公需要做到的第一件事情是团队有一个文件共享的空间,合作者之间的文件是可以互相取用并妥善管理的,更重要的是,在这个空间内我们可以协作编写、修改、讨论文件。这样可以降低沟通成本和会议成本。同时工作成果能妥善保存。有这样一个空间是远程办公的基础,打个形象的比方,这个空间就是你们远程办公时共同的办公室及工作入口。

所以这个空间的要求就是:可快速建立组织及共享关系、分配各个参与者的权限、快速收集和放入所需文件、信息及交流通畅(动态及消息提醒)、可协同编辑共享文件(普通办公office,专业领域会有cad等专业文件)、可以在文件内容上直接讨论、跨平台(任何设备可用)

因为成员都分散于各个区域甚至不同的时区,会议组织成本极高。所以我认为在文件内容上讨论相当重要,这个功能点可以减少不必要的会议以提高协作性及生产力。

功能全面的企业网盘,注册企业版本可以免费试用30天,功能相当全,基本文件共享的所有需求它都可以满足。注册后既可以在企业管理后台中快速创建或导入企业的组织结构并自动发送邀请邮件给团队成员。同步,映射盘等客户端功能可以把散落在各个成员电脑中的文件快速同步到云端共同空间,用权限管理每个成员可访问的内容。设置好后,大家即可在一个共同的空间里工作了。支持团队讨论及@。

巴别鸟不仅支持office文件的在线编辑讨论(他们office在线编辑需要联系客服人员开通),也可以使用客户端协同编辑CAD、PSD、AI等专业文件。使用方便。但他们家最有意思的功能是可以直接在文件内容上讨论,这点很让人惊艳,基本能预览的文件都可以直接在文件上建立批注点进行讨论,这个能解决很多只能在现场或会议中才能讨论的问题。支持手绘,甚至语音批注讨论。

所以,在组建文件共享系统和远程办公的文件入口方面,我推荐巴别鸟。他们提供公有云和私有云服务,公有云也不限速,访问他们官网注册企业版即可使用。不过他们个人免费版功能较弱,对于企业远程办公需求而言,还是需要使用企业版本,注册时注意区分。武汉的企业可以联系客服获取一年的免费服务。

远程办公第二步,共享屏幕,远程会议

有组织就必须有会议,所以能快速有效的完成一个会议,也是远程办公中比较重要的一个环节。如果会议以语音为主,那么微信视频及语音就能很好的满足需求。但我们往往会遇到如下场景:IT必须远程为成员安装软件维护设备、我们需要实时面对面讨论一系列的资料、某个操作需要其他成员远程协助、需要远程展开一个培训….面对这些专业需求,我们需要更好的可管理的会议系统。因为有费用问题,我们会议这块介绍两个厂商。

teamviewer是一家老牌的做远程控制和屏幕共享的厂商,使用简单,速度快。最重要的是,tv的网络兼容性和设备兼容性很强。使用tv你可以用windows设备远程共享桌面给mac,反之亦然。甚至支持移动端。一般使用下载他们的应用软件即可,无需注册。如果需要多人多端同时共享屏幕,需要注册他们商业版本。可以免费试用15天。

使用teamviewer远程共享屏幕时可以支持仅共享屏幕或远程控制,支持语音及会议模式。只是共享屏幕的话发送控制ID和密码给团队成员即可。相当方便。和QQ共享桌面不同,teamviewer的屏幕共享流畅度高很多。并且支持多人共享、语音讨论等高级功能。不过我个人使用时喜欢微信语音+teamviewer。

但是如果需要视频会议+屏幕共享+文档实时讨论,而且需要多端多方同时会议呢?

远程会议的终极解决方案: 我推荐 ZOOM

ZOOM是一个相当优秀的产品,功能强大。你可以用zoom建立一个会议室,发送会议link或会议码给需要参会的人员。参会人员无需注册zoom账号即可直接使用。

会议组织者需要下载zoom的客户端,安装后使用相当方便。支持会议室管理,多方视频,共享屏幕,多方语音。也可以录制会议,供以后回顾使用。

参会人员在各种设备上都可以接入ZOOM来参与会议及查看会议进程。一些设备无需下载软件和客户端即可加入会议。

在远程会议方面,我重点推荐ZOOM,现在因为疫情,ZOOM可以免费使用。需要获得远程办公能力的企业可以趁这个机会体验下ZOOM。同时即使是平时,ZOOM也不贵,如果就2-3方使用,ZOOM对于45分钟以下的会议也是免费的。把会议控制在45分钟也是个提高会议效率的好办法。

远程办公第三步,任务管理

很多企业通过OA其实实现了部分远程办公的任务管理及审批工作。但一些团队和OA系统在内网的企业还是需要基于公有云的任务管理工具。同时远程办公的场景和公司内部使用OA的场景还有所区别。如何快速的利用公有云发布任务,管理项目进度?

Teambition是一个老牌的任务管理工具了。目前Teambition已经被钉钉收购,意味着teambition可以良好的和钉钉结合。同时如果你不使用钉钉,也是可以独立使用teambition的。

teambition可以简单的理解为是一个待办事项共享及看板系统,使用相当简单,注册后建立项目,邀请团队成员加入后即可分派任务及共享日程,查看任务看板、跟踪任务进度。可设定重要事项提醒,支持多终端,在任何设备上都可以随时随地展开工作,了解工作进度。

如果团队人数10人以下,tembition是可以免费使用的。使用teambition来管理任务分配及进度相对于其他任务管理系统来说简单高效得多。适合帮助团队快速获得远程办公能力。


使用巴别鸟建立文件的共享、查看、讨论空间,相当于集中了资料和空间,有了办公室。使用ZOOM 开展视频会议讨论、共享屏幕甚至板书、相当于有了会议室。使用teamviewer,IT人员可以帮助团队成员快速搭建和配置环境,使用tembition可以快速的分配任务和下达指令。常用的审批流程可以使用现有OA,如果OA不具备外网访问能力,巴别鸟(文件审批)和tembition(事项审批)都具有一定的审批功能来代替OA。所以只需要3-4个公有云服务,你就可以让团队马上具备高效的远程办公能力。关键是这些服务的配置和维护都很简单,花2-3个小时就可以建立完毕,配合现有的工作流程快速传达给团队。

希望这篇文章能够帮助大家在疫情期间也能高效的工作,借疫情及春假让团队具有分散办公,远程办公能力,大幅提高团队战斗力,这也算是一个收获。

 


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